Blog: dokumenti in procesi

O upravljanju z dokumenti in procesi, o BPM, o naprednem podjetju,
o urejenem in preglednem delu, KPI-jih, o učinkovitem poslovanju,
o nepotrebni birokraciji, o doseganju in merjenju kakovosti, o mobilnem sodelovanju, o inovativnih idejah in najboljših praksah, o sodobnem delovnem mestu in še o čem :) ...

Opravimo že enkrat za vedno s to birokracijo

Avtor: Igor Lesjak | petek, 3. januar 2014 | 2 komentarjev | BPM (upravljanje s poslovnimi procesi), upravljanje z dokumenti

Ste imeli pri svojem delu kdaj občutek, da vi služite poslovnim dokumentom in ne dokumenti vam? Niste edini … :) V podjetju CREA opažamo, da je služenje dokumentom žal pogost pojav v našem poslovnem okolju. 


Ko odgovorni razmišljajo, kako na pameten in pregleden način urediti delo v podjetju, pogosto najprej pomislijo na urejanje dokumentacije, na urejanje arhiva, kot da so dokumenti osrednja skrb pri poslovanju podjetja. Hum… Zakaj? Zakaj takoj v ospredje postavijo skrb za dokumente? So morda ujeti v določene preživele koncepte? Kaj vzdržuje nepotrebne birokratske miselne pregrade? Pa saj smo vendar že globoko v 21 stoletju.

Naj Edvard Kardelj počiva v miru

Verjetno je razlog za papirno naravnani način razmišljanja v tem, da naše okolje izhaja iz sistema, ki je bil zelo birokratsko naravnan, ki je na poslovanje organizacije gledal predvsem skozi dokumente in ki je uvajal birokratsko naravnana in pogosto tudi nesmiselna pravila. Zato koncept birokratske organizacije žal še vedno živi, predvsem v okoljih, ki dokumentom pripisujejo prevelik pomen. In čeprav je urejenost poslovne dokumentacije pomembna in potrebna, pa našega dela in poslovanja podjetja seveda ne bi smeli uravnavati samo z dokumenti. Ti pristopi so preživeli. Delovanje uspešne, procesno naravnane organizacije uravnavajo poslovni procesi, ki v ospredje postavijo predvsem zaposlene in njihovo znanje, ne pa dokumente.

Naj živi procesna naravnanost (BPM)

Uspešna podjetja so že davno spoznala, da je upravljanje poslovnih procesov (ang. Business Process Management, BPM) najbolj uspešen in najbolj celovit pristop k nenehnem prilagajanju podjetja. Da je ključ za doseganje njegove konkurenčnosti, saj izdatno povečuje storilnost in učinkovitost poslovanja. Z uvajanjem BPM nepregleden način dela, neformalno, stihijsko izvajanje nalog ali neurejeno uporabo in predajo poslovnih dokumentov uredimo. Procese in zaposlene postavimo pred dokumente.

Procesna pisarna: dokumenti in procesi na enem mestu

Pri nas v podjetju CREA se zavedamo, da je procese potrebno urediti in podpreti na pravilen način. Prepričani smo, da mora uspešno podjetje vzpostaviti procesno pisarno, ki na enem mestu poskrbi tako za pametno ureditev poslovne dokumentacije kot tudi za učinkovito avtomatizacijo ter upravljanje tako ključnih kot tudi podpornih poslovnih procesov. Gre za preverjen pristop urejanja dokumentov in procesov na enem mestu. Zavedamo se, da je dokumente potrebno na pameten način vključiti v poslovne procese in ne obratno. V urejenih poslovnih procesih zaposleni ne izgublja svojega časa z iskanjem dokumentov, ampak dokumenti najdejo zaposlenega natanko takrat, ko jih ta potrebuje. Pa ne samo dokumenti. Tudi vse druge pomembne informacije, ki jih potrebuje za pri svojem delu, zaposlenega pravočasno pričakajo na enem mestu.

Uvajanje procesne pisarne ni nekaj kar obstaja samo na papirju ali nekaj kar deluje le v zrelih gospodarskih sistemih. Deluje tudi v našem poslovnem okolju. Procesno pisarno kot rešitev uspešno uvajamo že več kot desetletje, saj odlično deluje v praksi: podjetjem in drugim organizacijam prinaša zelo konkretne učinke in merljive rezultate. Omogoča občutno, tudi več kot petkratno povečanje učinkovitosti in storilnosti. To pa so učinki, ki v zaostrenih gospodarskih razmerah postajajo vse bolj pomembni tudi pri nas. Torej, tudi v poslovnem okolju, ki izhaja iz »kardeljanskih« vrednot.

Za dokumente bomo poskrbeli in z dokumenti bo vse v redu, brez skrbi. Tu ni več velikih skrivnosti. Nastopil pa je čas, da končno poskrbimo tudi za naše poslovne procese in zaposlene. Naj bo tudi z njimi vse v redu. :) Z veseljem bi vam pri tem pomagali…

Oceni članek

Komentarji (2) -

  • Jože Matos, 01. september 2014

    Res je. Se popolnoma strinjam z avtorjem. Dokumenti niso procesi. Procesna naravnanost in urejanje procesov - to je tisto, kar v podjetje prinaša mir, zadovoljstvo, učinkovito delo in ciljno usmerjenost. In zadovoljno stranko ...
  • David Hrovat, 03. september 2014

    Res je zanimivo, kako smo pri nas še vedno "cepljeni" na dokumente, papirologijo in birokracijo ...

Dodaj komentar

Zadnji komentarji