Blog: dokumenti in procesi

O upravljanju z dokumenti in procesi, o BPM, o naprednem podjetju,
o urejenem in preglednem delu, KPI-jih, o učinkovitem poslovanju,
o nepotrebni birokraciji, o doseganju in merjenju kakovosti, o mobilnem sodelovanju, o inovativnih idejah in najboljših praksah, o sodobnem delovnem mestu in še o čem :) ...

Kaj BPM ni in kaj BPM je?

Avtor: Anja Jerič in Igor Lesjak | ponedeljek, 2. december 2013 | 0 komentarjev | BPM (upravljanje s poslovnimi procesi), elektronsko poslovanje

V zadnjem času smo poslovni analitiki in razvijalci poslovnih rešitev iz podjetja CREA naleteli na nekaj šolskih primerov napačnega uvajanja BPM, nasedlih projektov, polovičarskih, kratkoročnih rešitev in nezadovoljstva z neizkušenimi ali nekompetentnimi izvajalci. Vendar če bi v odgovorni v omenjenih podjetjih res dobro poznali osnove BPM, torej kaj BPM je in kaj BPM ni, do podobnih težav gotovo ne bi prihajalo.

V zaostrenih gospodarskih razmerah je lahko pravilno uvajanje procesnega pristopa in BPM najboljši odgovor na spremenjeno poslovno okolje. Uvajanje BPM ne deluje samo na papirju, v teoriji ali v podjetjih, ki bi bila neprimerljiva s slovenskim poslovnim okoljem. BPM preverjeno deluje tudi v našem poslovnem okolju, vendar pa žal le pravilen pristop prinaša podjetju konkretne rezultate, merljive poslovne učinke in bistveno povečanje storilnosti in učinkovitosti.

Kaj BPM ni?

Pogosto je razlog težav v tem, da se podjetje uvajanja BPM loti na nepravilen način in z neustreznim orodjem. Ko govorimo o BPM, takrat ne mislimo na »podporo« procesom, kot jo na deklarativni ravni ponujajo procesno ne-naravnani sistemi kot so DMS (dokumentni sistemi), ERP (integralni poslovno-informacijski sistemi), ECM (sistemi za upravljanje z vsebinami), CRM (sistem za upravljanje odnosa s strankami) ali druge funkcijsko naravnane poslovne rešitve, ki vgrajujejo nepregledno, nizkonivojsko podporo diagramom delovnih tokov. Več o tem o prispevku »Žebelj zabijemo s kladivom. Kako pa podpiramo procese?«.

Kaj je BPM?

BPM je celovit pristop, s katerim nepregleden način dela in neformalno izvajanje nalog ali obravnave dokumentov v podjetju uredimo in avtomatiziramo ter zaposlene motiviramo, da se obnašajo tako, kot je optimalno za podjetje kot celoto. BPM velja danes za najboljši pristop za doseganje visoke konkurenčnosti podjetja, zato ga tudi Mednarodna organizacija za standardizacijo postavlja v osrčje družine standardov ISO 9000.

Zakaj BPM?

  • BPM je celovit pristop, ki spodbuja procesno naravnanost organizacije. Zaposlene motivira, da se obnašajo tako, kot je optimalno za ključne poslovne procese in podjetje kot celoto, ne pa tako, kot je najbolje za njihovo delovno mesto, poslovno funkcijo ali oddelek.
  • Z BPM poslovne procese uredimo in avtomatiziramo, opustimo nepregleden način dela in neformalno, včasih stihijsko izvajanje nalog ali stihijsko urejanje in predajanje dokumentov v podjetju. Zaposlene, zaledne rešitve ter papirne in elektronske dokumente na urejen in pregleden način povežemo od začetka do konca, vse udeležence pa usmerimo k učinkovitemu doseganju skupnega cilja.
  • Prilagodljivost; BPM velja za najbolj celovit pristop k nenehnem prilagajanju podjetja predvsem potrebam njegovih strank in spreminjajočega se poslovnega okolja, pa tudi spremembam v samem podjetju.
  • Učinkovitost; pravilno uvajanje BPM izdatno poveča storilnost in učinkovitost poslovanja podjetja. BPM velja danes za najboljši pristop oziroma ključ za doseganje visoke konkurenčnosti podjetja.
  • Deluje v praksi; BPM prinaša realne učinke in konkretne rezultate; uvajanje BPM ne deluje samo na papirju, v teoriji ali v podjetjih, ki bi bila neprimerljiva s slovenskim poslovnim okoljem, ampak preverjeno deluje v praksi in v našem poslovnem okolju. Pravilen pristop prinaša podjetju zelo konkretne rezultate in merljive učinke, saj uspešni projekti, ki smo jih izvedli v podjetju CREA, omogoča povečanje storilnosti in učinkovitosti tudi za več kot 420% oziroma za več kot 500%.
  • KPI; merjenje ključnih kazalnikov uspešnosti (KPI) zagotavlja kakovostne podatke o izvajanju poslovnega procesa, ki jih je možno analizirati. Kakovostni, realni podatki o delovanju podjetja omogočajo poslovodstvu sprejemanje pravih odločitev, ki zagotavljajo pravo usmeritev in boljše poslovanje podjetja.
  • Optimizacija poslovnih proesov; analiza izvajanja ključnih poslovnih procesov in merjenje KPI sta osnova za optimizacijo poslovnih procesov, ki ni osnovana na simulacijah ali splošnih predvidevanjih, ampak na konkretnih, realnih, produkcijskih podatkih o izvajanju procesa v našem podjetju.
  • Zagotavljanje skladnosti z zakonodajo, predpisi, zahtevami regulatorja, notranjimi pravili; poslovna in procesna pravila zagotavljajo, da se poslovni proces izvaja natanko tako, kot je bilo predvideno. Nobeden od uporabnikov ne more izvajati svojega dela na nepredviden način.
  • Nadzor nad izvajanjem procesa nam omogoča, da vedno natančno vemo, kje se določen primerek procesa ali dokument nahaja, kaj se je pred tem z njim dogajalo, ali je izvedba nalog pravočasna, kje in zakaj nastopajo težave ipd.
  • BPMS; S poslovnimi procesi je potrebno upravljati v procesnem sistemu (BPMS), kar nam prinaša številne nepogrešljive lastnosti in pomembne prednosti pred drugimi, procesno ne-naravnanimi sistemi. Procesni sistem npr. zagotavlja, da ni razhajanja med načrtovanim, narisanim poslovnim procesom in dejanskim procesom (ki ga izvajajo zaposleni pri vsakdanjem delu). Omogoča bistveno večjo prilagodljivost poslovnega procesa in procesnih pravil, ki ga lahko v večji meri izvaja tudi naročnik samostojno.
  • Nadzor nad pravočasno izvedbo nalog; BPMS pomaga zaposlenim pri pravočasnemu opravljanju nalog. Prejemnika naloge opozori na dodelitev naloge, pravočasno ga opozori na približevanje roka za izvedbo naloge, v primeru zamud obvešča nadrejene, zamujene naloge pa lahko samodejno pre-dodeli drugi osebi.
  • Izkušnje, ideje, najbojše prakse; Uvajanja BPM se lotimo z izkušenim in preverjenim izvajalcem, ki bo prinesel bogate izkušnje, inovativne ideje in najboljše poslovne prakse. Gradimo na izkušnjah drugih!

igor.lesjak@crea.si

Oceni članek

Dodaj komentar

Zadnji komentarji