Blog: dokumenti in procesi

O upravljanju z dokumenti in procesi, o BPM, o naprednem podjetju,
o urejenem in preglednem delu, KPI-jih, o učinkovitem poslovanju,
o nepotrebni birokraciji, o doseganju in merjenju kakovosti, o mobilnem sodelovanju, o inovativnih idejah in najboljših praksah, o sodobnem delovnem mestu in še o čem :) ...

E-račun končno imamo. In kaj sedaj?

Avtor: Igor Lesjak | petek, 20. november 2015 | 0 komentarjev | BPM (upravljanje s poslovnimi procesi), elektronsko poslovanje

Zelo dolgo je trajalo, da smo se dogovorili kako si bomo izmenjevali elektronske račune. Po skoraj petnajstih letih usklajevanja, dogovor končno imamo. A navkljub velikem pompu je e-račun le drobcen kamenček na poti k učinkovitemu, prilagodljivemu, brezpapirnem poslovanju.

Ali v vašem podjetju izgubljate vhodne račune? Se vam dogaja, da ob prejemu računa pogosto iščete ponudbo, naročilo ali pogodbo? Morda pozabite izstaviti račun za zadnji obrok plačila? Imate težave z izterjavo zaradi zamude pri zavrnitvi računa? Plačujete račune za storitve, ki niso skladne z naročili, ali za izdelke, ki niso bili v celoti dobavljeni? Se vam dogaja, da zamujate pri odobritvi plačila? Bi radi pomembne račune odobrili od doma ali na službeni poti? Želite določiti poslovna pravila, ki bodo omogočala, da poteka vaša likvidacija računov hitro in večinoma samodejno? Prejem računa v elektronski obliki žal ne rešuje prav nobenega od navedenih izzivov.

Bo e-račun res naredil preboj?

Elektronski račun je samo druga oblika zapisa dokumenta. Morda vam v primerjavi s papirnim računom prihrani del stroškov za poštnino, zajem dokumentacije ali optično prepoznavo (OCR). Medtem pa vsi pravi izzivi, s katerimi se srečujejo napredna podjetja, ostajajo nerešeni. Veliko pomembneje je namreč to, kar se z računom v vašem podjetju dogaja po prejemu vhodnega računa ali pa pred izdajo izhodnega računa. Gre e-račun v tisk, da lahko kroži po podjetju in zbira podpise? Si ga pošiljate preko e-pošte? Kdo v podjetju pozna poslovna pravila obravnave in odobritve posameznega računa? Kaj če odgovorni zboli, ali pa je na dopustu? Kdo poskrbi za preverjanje, ali je račun usklajen z naročilom? Pravilno podprt in avtomatiziran poslovni proces likvidacije vhodnih računov je tisti podporni poslovni proces, ki učinkovito rešuje za vse zgoraj naštete izzive.

Račun in poslovni procesi

Likvidacija vhodnega računa ali priprava izhodnega računa je poslovni proces. Gre za tim. »podporni« poslovni proces, ki je del železnega repertoarja procesne pisarne v vsakem sodobnem, napredenem in učinkovitem podjetju. V podpornih poslovnih procesih se navadno ne želimo bistveno razlikovati od drugih organizacij, če za to nimamo res dobrega razloga. V podpornih procesih želimo biti učinkoviti, zato nam je pogosto zelo pomembno, da si lahko procesna in poslovna pravila prilagodimo. In da lahko proces in rešitev spremenimo kakšnih podrobnostih, ki pa so za učinkovito delo v naših pisarnah zelo pomembne.

Iz vseh naštetih razlogov je zelo pomembno, da kakovostna rešitev za likvidacijo vhodnih računov temelji na procesnem sistemu in načelih BPM (ang. Business Process Management). Avtomatizacija likvidacije vhodnih računov zagotavlja uporabnikom podporo od prejema, preverjanja in vsebinske likvidacije računa, večstopenjske odobritve plačila računa, prenosa podatkov o računu v računovodski sistem, pa vse do njegovega knjiženja in plačila. Poslovna in procesna pravila, vgrajena v delovni tok, omogočajo pravilnost preverjanja vsakega računa, ne glede na to, v kakšni obliki (papirni ali elektronski) je bil račun prejet, saj zagotavljajo skladnost s predpisi, zahtevami regulatorja in notranjimi pravili. Podjetju zagotavljajo, da se poslovni proces izvaja natanko tako, kot je bilo predvideno.

Smiselno je, da uporablja v procesnem sistemu opredeljeno organizacijsko shemo podjetja, ki omogoča avtomatsko dodeljevanje nalog glede na vloge in delovna mesta v organizaciji. To pomeni, da npr. pregledovalec ali odobritelj računa za dobavo nove tehnične opreme v nekem podjetju ni konkretna oseba z imenom in priimkom, ampak tipično vodja oddelka za IT in njegov direktor. Procesni sitem mora uporabnikom omogočati, da lahko samostojno upravljajo z bolniškimi odsotnostmi in dopusti: uporabnik ali skrbnik lahko določi, kdo v določenem poslovnem procesu nadomešča odsotnega. Procesni sistem potem sam poskrbi za to, da bodo naloge prejemali ustrezni  uporabniki, proces pa se bo nemoteno in pravilno izvajal tudi v času odsotnosti.

Koncept procesne pisarne podjetju omogoča tudi medsebojno povezovanje procesov: likvidacijo vhodnih računov lahko uporabnik poveže z nabavnim procesom, račun pa poveže z naročilnico, pogodbo ali projektom. Tak način dela podjetju zagotavlja celovito revizijsko sled od nabavnega postopka pa vse do likvidacije vhodnega računa. V podjetje prinaša vrednote transparentnega poslovanja, ki so osnova učinkovitega delovanja v sodobnem podjetju. V revizijski sledi se skrbno zabeleži izvedba vsakega koraka v likvidaciji vhodnega računa ali ob izdaji izhodnega računa. Zato natančno vemo, KDO je KDAJ in ZAKAJ sodeloval pri poslovnih odločitvah, kje se trenutno določen račun nahaja in kaj se je v procesu pred tem dogajalo.

Podatki najdejo zaposlenega

Avtomatizirana poslovna procesa likvidacije vhodnih računov ali izdaje izhodnih računov sta povezana z zalednimi informacijskimi sistemi. Povezava omogoča samodejni prenos ključnih podatkov in dokumentov med procesno rešitvijo in zalednimi sistemi. Podatki o računu se samodejno prenesejo v računovodski sistem, povezave do zalednih sistemov pa omogočajo pridobivanje povezanih dokumentov ter podatkov o finančnem načrtu, naročilih, projektih in stroškovnih mestih. Tak način dela uporabnikom prinaša hitro, preprosto in učinkovito opravljanje nalog brez odvečnega dela: brez pretipkavanja podatkov o računih, brez zamudnega iskanja dokumentov in brez zahtevnega iskanja informacij, ki so podlaga za uspešno likvidacijo računa, po različnih zalednih informacijskih rešitvah.

Koncept povezane procesne pisarne uporabnikom zagotovi, da dokumenti in informacije samodejno »najdejo« zaposlenega v tistem trenutku in tistem koraku procesa, ko jih ta potrebuje. Taka rešitev uporabnikom omogoča pregledno delo, čas, potreben za učenje in uvajanje zaposlenega, pa je bistveno krajši, kot pri uvajanju tradicionalnih rešitev ERP, namenskih rešitev ali drugih podobnih izdelkov.

Pogled naprej

Za sodobno podjetje se ključne prednosti ne skrivajo v uvajanju elektronske izmenjave dokumentov, ampak predvsem v uspešnem obvladovanju poslovnih procesov, v katerih ti dokumenti sodelujejo. Upravljanje in avtomatizacija poslovnih procesov je eno ključnih področij, ki sodobnemu, uspešnemu podjetju prinaša odgovore na ključne izzive današnjega časa.

Danes veliko govorimo o računih - kako pa imate pa urejene ostale procese v nabavni verigi? E-račun namreč sam zase še ne bo naredil razlike. Lahko pa vas vzpodbudi, da vse svoje nabavne procese začnete urejati in avtomatizirati.

Oceni članek

Dodaj komentar

Zadnji komentarji