Blog: dokumenti in procesi

O upravljanju z dokumenti in procesi, o BPM, o naprednem podjetju,
o urejenem in preglednem delu, KPI-jih, o učinkovitem poslovanju,
o nepotrebni birokraciji, o doseganju in merjenju kakovosti, o mobilnem sodelovanju, o inovativnih idejah in najboljših praksah, o sodobnem delovnem mestu in še o čem :) ...

Digitalizacija, quo vadis?

Avtor: Anja Jerič in Igor Lesjak | petek, 1. december 2017 | 0 komentarjev | BPM (upravljanje s poslovnimi procesi)

Vsi govorijo o digitalizaciji. Celo gospod predsednik. Ampak o digitalni preobrazbi ni dovolj samo govoriti, treba jo je uresničevati.

Slovensko javno mnenje o "digitalizaciji in čebelah", če malce v šali parafrizirava govor našega predsednika v ZN, je naslednje: Vsi govorijo o digitalizaciji. Oziroma o digitalni preobrazbi. Na primer ministri, priznani svetovalci, akademija... In seveda Borut Pahor - natančneje, on govori o digitalni preobrazbi in čebelah.

Digitalizacija denarja (kripto valute), digitalizacija dokumentov (e-račun, e-arhiv), digitalizacija dostave (droni), digitalizacija »šalterskega« poslovanja (spletne in mobilne rešitve), digitalizacija družabnega življenja in poslovnega druženja (družbena omrežja), masovni podatki (ang. Big Data), digitalizacija v medicini, transportu. Digitalizacija bla, bla, bla, bla... Digitalizacija je vseprisotna, stalno govorjenje o njej pa v nas ustvarja občutek, kot da smo vsi, ki ne sedimo v prvem vagonu tega vlaka, »10 let za leseno žlico«. Pa smo res?

"Pesek v oči" ali pomembna zgodba?

Ste se kdaj vprašali, kaj konkretno digitalizacija prinaša stranki, zaposlenemu in podjetju, kakšne so njene poslovne koristi in kateri pravzaprav so ti preobrazbeni oz. "transformativni" učinki na poslovanje podjetja, ki jih obljublja. Hitro bomo ugotovili, da gre v primerih, ki sem jih navedel uvodoma, povečini kvečjemu za delne rešitve in zelo omejene izboljšave. E-račun, skeniran dokument, e-izmenjava dokumentov, e-podpis, mobilne in nosljive naprave ipd. - vse to so koristne pridobitve, katerih pomena ne gre zmanjševati. Tudi slovenska podjetja jih uvajajo in s pridom uporabljajo v svojem poslovanju. Pa vendar vse našteto večini teh podjetij ne prinese nobenega konkretnega poslovnega učinka in prav nobene konkurenčne prednosti. Mar nam e-račun v večini ne prinaša celo več dela in več stroškov? Vprašanje je retorično. :)

Kljub temu pa delne digitalizacije seveda niso nesmiselne. Digitaliziranih računov ne bomo začeli ponovno tiskati. Tudi digitalne naprave in digitalne storitve imajo lepo prihodnost. A na drugi strani je najbrž res tudi to, da se jim - tako kot večini tehnoloških rešitev - pripisuje pretiran pomen. Digitalna preobrazba v poslovnem svetu, torej v realnih podjetjih, z uvajanjem delnih izboljšav nima veliko skupnega. Digitalna preobrazba se začne in konča nekje drugje - v srcu vsakega podjetja - tj. v njegovih poslovnih procesih.

Če primerjamo manofakturo, začetno obliko proizvodnje iz časa zgodnjega kapitalizma, ali storitveno podjetje iz začetka 20. stoletja, s storitvenim podjetjem danes, bomo ugovorili ... no, kaj menite? Hja, v načinu dela, sodelovanja med zaposlenimi in odločanja smo tem organizacijam tudi danes na žalost kar strašljivo podobni, vsekakor pa bistveno bolj, kot se nam zdi na prvi pogled. Digitalizaciji navkljub. In prav to je naša največja priložnost. Kar moramo storiti je to, da končno prenehamo govoričiti o uvajanju posameznih digitalnih izboljšav, saj uvajanje pametne ure, e-dokumentov ali neke druge delne digitalizacije bistvenega premika ne bo prineslo. Naša podjetja potrebujejo najprej kakovostno digitalizacijo in podporo nekje drugje - pri digitalizaciji in upravljanju poslovnih procesov.

Temeljni kamen poslovanja so poslovni procesi

Bistvo sleherne digitalne preobrazbe je torej predvsem v digitalizaciji poslovnih procesov. Digitalizacija procesov pravzaprav ni nekaj novega, v preteklosti se ji je v informatiki reklo avtomatizacija poslovnih procesov, v poslovnem svetu pa se uporablja termin upravljanje poslovnih procesov oziroma BPM. A sam termin ni pomemben, pomembno je udejanjanje te ideje v praksi.

Digitalizacija poslovnih procesov podjetju prinaša takojšnje poslovne učinke. In to ne Googlu, Applu ali nekemu drugemu oddaljenemu čezatlantskemu podjetju oziroma globalni "muti-nacionalki". Poslovne koristi prinaša povsem običajnim, a naprednim slovenskim podjetjem - in to že danes. V družbi s področja zavarovalništva vse ključne zaledne postopke danes opravlja 28 zaposlenih, ki so povezani v avtomatiziranem poslovnem procesu. Še nekaj let nazaj je bistveno manjši obseg dela izvajalo več kot 150 ljudi. Ta napredek je omogočila prav digitalizacija poslovnih procesov. Podobne zgodbe digitalizacije in BPM-a pa se pišejo tudi drugje - pravzaprav v celotnem storitvenem sektorju: v bankah, energetiki, trgovini, v telekomunikacijskih, nepremičninskih in drugih podjetjih.

Razvojno usmerjena digitalizacija

Potrebno je poudariti, da digitalizacija procesov v podjetje ne prinaša revolucije in "velikega poka"; zelo dobro deluje tudi v podjetjih, kjer posamezni vidiki poslovanja še niso najbolj napredni in digitalizirani. Avtomatiziran poslovni proces ne zahteva digitalizacije vsega, kar v njem sodeluje. Nasprotno; digitalizacija poslovnih procesov poteka postopoma in se lahko že danes začne v prav vsakem podjetju.

Digitalizacija poslovnih procesov je najboljša podlaga tudi za nadaljnji razvoj podjetja ter uvajanje novih tehnologij in inovacij. Veliki prihranki in učinkovito poslovanje, ki jih procesna digitalizacija prinaša, so namreč dobra osnova za nove naložbe in nadaljnje uvajanje inovacij v poslovanje. Tako je digitalizacija poslovnih procesov pravzaprav temelj za vpeljavo tim. "delnih digitalizacij", o katerih smo govorili na začetku članka. Zaposleni, ki so v avtomatiziranem procesu dobro vodeni, razbremenjeni odvečnega ročnega dela in nenehnega iskanja informacij, s tem pridobijo veliko delovnega časa, poslovodstvo pa ustvari finančne prihranke. Oboje je odlična podlaga za iskanje in financiranje novih izboljšav, inovacij in novih delnih digitalizacij.

Digitalizirani poslovni procesi so osnovni povezovalen sistem, v katerega lahko podjetje postopno uvaja ostale delne digitalne izboljšave, kot so obstoječe aplikativne rešitve, e-dokument, droni, e-izmenjava, e-podpis, mobilne naprave ipd. E-izvršba, skeniran dokument ali analitika v skladišču digitalnih podatkov prinašajo bistveno večje poslovne učinke, če so povezani v avtomatiziran poslovni proces, ne pa v tradicionalno ročno izvajanje postopkov. Z digitalizacijo poslovnih procesov postanejo vse ostale digitalizacije bistveno bolj smiselne in koristne.

Skrb za delovna mesta

Digitalizacija poslovnih procesov ni odločitev. Je nuja. In ni se je treba bati, saj ne gre za "neo-liberalizem" ali "gnili kapitalizem". Avtomatizacija poslovnih procesov je osnova, ki predstavlja podlago za uvajanje vseh drugih digitalizacij in posodabljanje poslovanja. Delovno mesto v sodobnem, digitaliziranem podjetju je veliko bolj varno, kot delovno mesto v organizaciji, ki tega koraka ne naredi. Če prilagoditev, ki jih digitalna preobrazba zahteva, ne bomo opravili mi, jih bo slej kot prej opravil nekdo drug. Morda konkurenca. Morda pa prevzemnik oziroma strateški partner. S tem pa prevzemnik ali konkurent ne bo pridobil samo koristi, ki jih digitalizacija prinaša. Prevzel bo tudi naš posel, naše znanje in naša delovna mesta.

Zato nehajmo "nakladati" in začnimo digitalizirati na način, ki je najbolj smiseln. Saj velja kot pribito: le podjetje, ki ustrezno obvladuje svoje poslovne procese, dobro obvladuje tudi svoj posel.

Oceni članek

Dodaj komentar

Zadnji komentarji